A maioria das empresas escolhe o regime tributário uma vez, na abertura, e nunca mais volta ao assunto. O problema é que a empresa muda — faturamento, folha, mix de produtos, estados atendidos — e o regime que servia no primeiro ano pode estar custando caro no quarto.
A janela para mudar é anual e tem prazo. Perder o prazo significa mais doze meses no regime errado.
Estes são os sinais de que a conta precisa ser refeita.
1. A folha cresceu (ou encolheu) em relação à receita
Seis sinais de que a empresa deveria revisar o regime tributário, do Fator R à mudança de mix de produtos
Em atividades de serviço no Simples Nacional, o Fator R define se a empresa é tributada pelo Anexo III, que começa em 6%, ou pelo Anexo V, que começa em 15,5%. O critério é a razão entre folha e receita dos últimos doze meses: atingindo 28%, vale o Anexo III.
Contratou gente e a folha subiu? Pode ter cruzado o limite sem ninguém perceber — e estar pagando alíquota de Anexo V com direito a Anexo III.
Faturou mais sem aumentar a folha? Pode ter caído para o Anexo V no meio do ano.
Esse é o sinal que mais aparece e o mais fácil de corrigir.
2. O faturamento se aproximou do limite
O Simples Nacional tem teto de R$ 4,8 milhões anuais. Perto dele, duas coisas acontecem: as alíquotas efetivas das últimas faixas ficam altas, e o risco de exclusão por excesso passa a existir.
Empresa faturando acima de R$ 3 milhões deveria comparar Simples e Lucro Presumido todo ano, não por obrigação, mas porque a diferença costuma aparecer nessa faixa.
3. A margem de lucro real ficou baixa
O Lucro Presumido cobra imposto sobre uma margem presumida pela lei, independentemente do que a empresa efetivamente lucrou. Se a margem real caiu abaixo da presumida, a empresa está pagando imposto sobre lucro que não teve.
É o cenário em que o Lucro Real passa a fazer sentido — ele tributa o resultado efetivo, e admite compensar prejuízo.
Empresa com margem apertada, alto custo operacional ou prejuízo acumulado deveria pelo menos simular.
4. Mudou o que a empresa vende
Mix de produtos altera enquadramento. Um comércio que passou a vender itens sujeitos a substituição tributária tem uma parte da receita fora da base do ICMS no Simples — e quem não segrega paga duas vezes.
O mesmo vale para quem começou a vender para outros estados: entra o DIFAL, que não está no DAS.
5. Surgiu atividade com tratamento próprio
Alguns setores têm regras específicas que mudam o resultado de forma relevante.
Clínicas e consultórios podem, cumprindo requisitos, usar presunção reduzida no Lucro Presumido pela equiparação hospitalar. Construção civil tem regimes próprios de obra. Escritórios de advocacia entram no Anexo IV, com a contribuição patronal fora da guia.
Empresa que entrou nesses terrenos e continuou com o enquadramento genérico está deixando dinheiro na mesa — ou acumulando risco.
6. A reforma tributária começou a andar
2026 é ano de teste da CBS e do IBS, com alíquotas simbólicas e sem cobrança efetiva. A partir de 2027 a coisa muda, e o split payment começa a separar o imposto no momento do pagamento.
O efeito não é sobre a alíquota — é sobre o caixa. Empresa que hoje usa o intervalo entre receber e recolher como capital de giro precisa refazer a projeção sem esse prazo.
Quando fazer a revisão
A opção pelo regime é anual e tem prazo definido em janeiro para o Simples. Isso significa que a análise precisa acontecer antes — idealmente entre outubro e dezembro, com os números do ano quase fechados e a projeção do seguinte já esboçada.
Revisar em março, depois de perder o prazo, é adiar a correção em um ano inteiro.
A conta exige o faturamento dos últimos doze meses, a folha efetiva, a margem real e a projeção do próximo ano — e a comparação entre os três regimes com esses números na mesa. É isso que um planejamento tributário para empresas faz, e é o tipo de análise que costuma se pagar no primeiro trimestre.