Saiba como as empresas fazem para gerir times em home office

O sistema de trabalho remoto é uma realidade cada vez mais presente hoje em dia. Mas é preciso que os gestores tenham preparo para organizar tarefas

Homem trabalhando em home office

(goodluz / 123RF Imagens)

Nos dias de hoje, qualquer empresa pode optar por implementar o home office para seus funcionários. Especialmente após as recentes mudanças na Lei Trabalhista, muitas estão adotando esse sistema. O objetivo da maioria é diminuir suas estruturas e, como consequência, reduzir seus custos. E há também aquelas que visam oferecer uma melhor qualidade de vida para seus funcionários. Mas como identificar se o seu time está apto para uma mudança com essa na forma de trabalhar?

A revista Exame conversou com alguns especialistas para saber como os líderes e gestores das empresas devem fazer para comandar equipes de trabalhadores remotos. E independentemente do porte, o mais importante é que as empresas estabeleçam regras e treinem seus gestores, para que eles consigam conduzir o processo internamente.

Transparência na gestão

Entre as principais regras destacadas pelo artigo está o ato de estimular a transparência entre líderes e liderados. Até porque, há profissionais que não estão aptos a comandar as equipes à distância.

“É importante combinar como será a discussão de tarefas e a regularidade. Quando há esse alinhamento, as relações se fortalecem. Sem interação, o contato, a confiança e o sentido de pertencimento à empresa e ao time de funcionários diminuem”, disse à Exame o professor de gestão Paulo Campos, do Insper e da ESPM em São Paulo.

Tecnologia como aliada

E a principal parceira das empresas para evitar o distanciamento dos funcionários remotos é a tecnologia. Miriam Kimura, gerente de aquisição de talentos da Dell Computadores, afirmou à Exame que o programa de home office da Dell, que é mundial, começou no Brasil, mais especificamente em São Paulo, no ano de 2011.

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“Cada time tem uma rotina. O meu se encontra uma vez por semana para fortalecer vínculos e discutir questões da companhia. O meu se encontra uma vez por semana para fortalecer vínculos e discutir questões da companhia”, diz Miriam.

Direitos e deveres

De acordo com a revista, a multinacional criou uma espécie de cartilha com direitos e deveres, treinou as equipes e ofereceu as condições necessárias para o trabalho remoto. Na intranet, os funcionários promovem sessões de boas práticas para trocar experiências bem-sucedidas nas áreas de interesse da empresa. Além disso, são feitas reuniões por vídeo com equipes do país e da América Latina.

“Há companhias que promovem teleconferências para integrar os funcionários, garantindo a eficiência, engajamento e produtividade. Essa ferramenta, relativamente nova para nós, é excelente para quem trabalha remotamente”, diz Paulo Campos.

Em seis anos, segundo as informações da Exame, o programa da Dell tornou-se um meio também para atrair talentos. Atualmente, mais de 80% dos funcionários do Brasil têm flexibilidade de horário e de local de trabalho. Entre eles, 93% acreditam que atuar remotamente os tornou funcionários melhores.

Otimização do tempo

Na empresa Ticket, do grupo Edenred, a prática do trabalho remoto é um tema recorrente desde, quando pouco se falava do assunto no Brasil. De acordo com José Ricardo Amaro, diretor de RH do grupo, o projeto teve início efetivo em 2005, quando a empresa decidiu liberar a força de vendas. Atualmente, são mais de 200 funcionários de vendas em home office. Eles usam a estrutura dos escritórios para reuniões corporativas e de planejamento. Em 12 anos de projeto, segundo a Exame, houve aumento de 40% no volume de vendas no país e economia equivalente a 3 milhões de reais em estrutura.

“Antes, a equipe de vendas gastava setenta por cento do seu tempo para se deslocar e resolver problemas. Os trinta restantes eram usados com os clientes. Atualmente, oitenta e cinco por cento do tempo medido – e periodicamente medimos com ajuda de ferramentas específicas – é para promover o nosso produto e estreitar relacionamentos”, diz José Ricardo.

Determinações do trabalho remoto na nova Lei Trabalhista

Uma prova de que cada vez mais as vagas de trabalho remoto têm sido discutidas nas empresas é o fato de que, no final de 2017, um novo capítulo sobre o teletrabalho foi inserido na Lei Trabalhista no Brasil.

  • Deve-se ter descrito no contrato de trabalho que o colaborador trabalha de forma remota (integral ou parcialmente)
  • Gastos com equipamentos e estrutura home office, como internet, computadores, telefone, energia e o que mais for necessário para realizar a função, devem ser formalizados em contrato e custeados pela empresa
  • A empresa deve aconselhar o colaborador sobre cuidados em relação a saúdee prevenção de acidentes de trabalho
  • As condições seguidas pelos colaboradores comuns, também devem ser aplicadas aos trabalhadores remotos (férias, 13º, verbas rescisórias, etc)
  • O gerenciamento do trabalho deve ser feito por tarefa e não por horário.
  • O trabalho remoto não está mais sujeito ao controle de jornada, retirando então a necessidade de pagamento de horas extras. Mas nada impede que possa ser negociado entre empresa e colaborador um horário de trabalho (no caso de atendimento telefônico ou online, por exemplo)
  • Com a nova lei, ficou muito mais fácil empresas e trabalhadores se regularizarem para criar uma cultura de trabalho remoto transparente e eficiente.

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