6 dicas para reuniões de trabalho menos chatas e cansativas

Ao longo da rotina de uma empresa, as reuniões podem ser chatas e atrapalhar a produtividade da equipe. Veja as dicas para fazer reuniões menos cansativas

Reuniões menos cansativas

(Crédito: stockbroker/123RF)

Não tem como fugir das reuniões. Elas são necessárias para o dia a dia da empresa. São fundamentais nas tomadas de decisões entre chefes e subordinados. Além de serem essenciais para a garantia de atingir resultados. Mas como fazer reuniões menos cansativas?

Para ajudar a fazer com que sua reunião seja mais produtiva que chata, a especialista em transição de carreira Ana Slaviero deu seis dicas para o site Administradores.

1. Comece e termine nos horários determinados

Pode parecer simples, mas a pontualidade para começar uma reunião é fundamental para que ela seja produtiva. Da mesma forma que o horário combinado para o fim deve ser rigorosamente respeitado. A ideia é criar uma cultura de início e fim para que todos respeitem a programação, inclusive para outros compromissos.

2. Tenha o objetivo da reunião claro

Para ser uma reunião eficaz, é fundamental saber do que será tratado no momento. Estabeleça uma pauta e compartilhe antecipadamente com todos os participantes. Assim, todos terão foco e clareza dos assuntos que serão discutidos.

3. A reunião deve ser conduzida por um líder

Alguém precisa ser o responsável pela dinâmica das pautas das reuniões. Como um bom líder, saiba ouvir as ideias, tenha flexibilidade e não imponha suas vontades. Mas seja firme na condução da reunião. Às vezes, será necessário interromper algum componente para que a reunião não fique extensa. Faça essa condução com delicadeza.

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4. Faça reuniões dentro do horário de trabalho

Seja sensato nas escolhas dos horários de suas reuniões. Evite as horas próxima ao almoço ou ao fim do expediente. A ansiedade e a fome podem interferir na qualidade do encontro. O cansaço ou um compromisso após o trabalho podem colaborar com a perda da concentração.

5. Escolha um ambiente adequado

Escolha um local com boa iluminação e, de preferência, com a temperatura baixa. Importante que os integrantes não sintam frio. Mas temperaturas mais quentes podem causar um relaxamento dispensável. Locais abertos também podem causar distrações e interrupções.

Importante: disponibilize água e café nas reuniões. Assim, as pessoas ficam mais à vontade.

6. Conclusão com resultados

Ao fim da reunião, faça uma breve retrospectiva para que tudo fique claro. Mostre o que ficou decidido e quais são os próximos passos. Defina quem será o responsável por cada tarefa.

Uma forma de evitar confusão é fazer uma ata da reunião para ser compartilhada com todos os participantes. Assim, todos podem consultar em caso de dúvidas.

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