Especialista dá 5 dicas para você evitar reuniões desnecessárias

Especialista em marketing e coaching de executivos mostra o que você pode fazer para não perder tempo em encontros pouco objetivos e improdutivos

Dorie Clark, especialista em gestão e marketing

Dorie Clark, coach de marketing e palestrante.

Reuniões de trabalho são importantes no dia a dia da gestão de uma empresa. Mas ao mesmo tempo em que são fóruns de discussão para decisões importantes, não são raros os encontros corporativos que resultam numa improdutiva perda de tempo. Especialmente para quem tem a responsabilidade de tocar um negócio próprio. Muitas vezes, é possível identificar a segunda opção logo no momento em que o convite chega na caixa de e-mails. Então, que tal dar um jeito de chutar a improdutividade para escanteio?

A estrategista de marketing e palestrante Dorie Clark, que também é professora da Duke University’s Fuqua School of Business, na Carolina do Norte (EUA), sabe bem o que é isso. E em artigo publicado no site Harvard Buisiness Review, ela dá cinco dicas sobre como se livrar daquelas reuniões que você sabe que serão improdutivas, ou pelo menos diminuir os danos colaterais à sua agenda.

1. Estabeleça prioridades

Antes de mais nada, certifique-se sobre quais reuniões realmente são importantes. E essa lista tem que ser curta.

“As mais essenciais são aquelas em que decisões serão tomadas. Por exemplo: se sua equipe está escolhendo lançar o Projeto A ou Projeto B, essa decisão não pode ser tomada por e-mail. É preciso que todos compartilhem seus pontos de vista, suas preocupações e se juntem em torno de uma solução. E isso é melhor quando feito pessoalmente, ou pelo menos durante uma teleconferência”, diz a especialista.

Segundo Dorie, reuniões que forneçam uma direção estratégica geral para sua empresa ou equipe também devem ser prestigiadas, como inicialização do projeto, uma sessão de brainstorming ou um check-in relacionado ao marco.

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“Um motivo secundário, mas aceitável, é quando a reunião tem como finalidade a construção de um relacionamento. O conteúdo, em si, pode ser chato ou desnecessário, mas se você pode estabelecer um contato importante com alguém quando se apresenta pessoalmente. E isso não é um resultado ruim”, diz Dorie, que decreta quais reuniões devem ser evitadas a todo custo: “as ‘atualizações’, que podem ser tratadas em um décimo do tempo por e-mail”.

2. Torne-se “indisponível” em alguns momentos

Em segundo lugar, dificulte um pouco as coisas para as pessoas que solicitam reuniões com você.

“Um cliente do meu treinamento para executivos, uma CEO de uma empresa de mídia, era constantemente convocado para reuniões desnecessárias. O motivo? Fazia parte da cultura de sua empresa que todos compartilhassem seus calendários publicamente. Por isso, as pessoas sabiam quando ele estava disponível e simplesmente colocavam pedidos diretamente a sua secretária, para ela participar de reuniões. Depois que eu a aconselhei despublicar seu calendário, pedir que sua assistente adotasse um processo de verificação mais rigoroso e estabelecer dias específicos para reuniões, seu cronograma ficou dramaticamente mais folgado”, diz Dorie.

Gestão de tempo, agenda.

3. Verifique se a reunião é mesmo importante

De acordo com Dorie, “uma parte do processo de verificação é, essencialmente, fazer com que o solicitante da reunião faça o ‘trabalhos de casa’ para ganhar seu tempo e atenção. Isso geralmente já estabelece um filtro, no qual irão passar apenas os mais comprometidos. Minha cliente de coaching de CEO fez um procedimento padrão, no qual pergunta (ou faz com que sua assistente pergunte) o seguinte para qualquer um que solicite a ela uma reunião:

  • Qual é o assunto exato?
  • Qual é o horário e onde a reunião irá acontecer?
  • Qual será a duração?
  • Quem mais estará presente na reunião?
  • Que decisões precisam ser tomadas? (Essa pergunta é valiosíssima, para te ajudar a determinar se a reunião tem ou não um grande valor)
  • Por que, especificamente, você preciso que eu esteja presente? (Isso força o solicitante a articular uma razão clara. Se a pessoa disser que pretende “te atualizar”, você pode simplesmente dizer que ela tem a possibilidade de fazer isso após o trabalho pronto, compartilhando apenas alguns minutos com você).

4. Busque alternativas mais ágeis

Caso você queira evitar uma reunião, mas, ainda assim, acredita que é difícil dizer “não”, procure sugerir uma agenda minimamente invasiva. Uma reunião qualquer provavelmente levará uma hora ou mais do seu tempo. Veja se o solicitante está disposto a te atualizar por e-mail, ou num breve telefonema.

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“Como alternativa, se o tópico não for urgente, você pode tentar ganhar algum de tempo. Por exemplo, dizer que está viajando pesadamente pela empresa nas próximas semanas, mas que pode se reconectar com a pessoa depois disso. E sugerir que a pessoa envie um e-mail após esse período de tempo estipulado, para marcar um encontro. Muitas vezes, o solicitante se distrairá e esquecerá, ou descobrirá que tudo o que ele sentiu que era tão urgente diminuiu em importância. Você obterá pontos por parecer útil, mas, finalmente, não terá que comparecer à reunião”, ensina a especialista.

5. Mostre quanto vale a gestão do seu tempo

Algumas vezes, você não consegue evitar a reunião. Mas pode deixar bem claro para os solicitantes de como seu tempo é valioso.

“Por exemplo, você poderia dizer: ‘vi que você me convidou para participar da reunião sobre o Projeto A na quinta-feira. Como você sabe, estou mergulhado de cabeça no Projeto B e estamos com um prazo apertado. Você tem uma ideia de tudo o que acontece por aqui, então eu queria fazer o check-in. Você acha que vale a pena eu tirar uma parte do meu tempo no projeto B para participar desta reunião? Se você acha que é importante, é claro que irei lá’. Muitas vezes, as pessoas são bem-intencionadas e simplesmente esquecem que seu tempo não é infinito. Então, um lembrete assim pode mostrar a realidade das coisas e ajudá-los a entender as consequências de um convite de reunião rotineiro e despreocupado”, escreve Dorie.

A especialista conclui o artigo dizendo que “as reuniões são o flagelo da vida comercial moderna, consumindo 62 horas por mês de tempo dos empregados, em média. E metade desse tempo, muitas vezes, é um desperdício total”.

“Muitos profissionais tentam lidar de forma passiva-agressiva, aparecendo tarde para reuniões ou brincando com seus smartphones em vez de ouvir. Mas essa pode ser a pior escolha de todas, porque perpetua uma cultura de escritório na qual é Ok se desligar e desrespeitar o tempo dos colegas. As estratégias que eu listei fornecem uma maneira melhor de recuar e proteger seu tempo. Em vez de correr de encontro a reunião, você estará melhor equipado para fazer seu trabalho e ser recompensado”, finaliza Dorie.