Como melhorar sua retenção de memória e produtividade

O dia a dia pode ser exaustivo para quem tem um próprio negócio. Para facilitar sua rotina, você deve seguir alguns passos simples. Veja quais

Memória

(Crédito: konradbak/123RF)

O trabalho de um empreendedor nunca acaba. E, por isso, às vezes é fácil ficar sobrecarregado ou desgastado. Nestes momentos, a produtividade muitas vezes cai e pode ser difícil lembrar de tarefas ou reuniões importantes.

Prevenir esses momentos caóticos é tão simples quanto empregar algumas técnicas básicas e comportamentos que ajudam a estabelecer uma rotina positiva e gerenciável. Felizmente, produtividade e retenção de memória caminham juntas. Para o empreendedor sempre em movimento, com uma lista de tarefas enorme em mãos, essas dicas do site Business News Daily podem ajudar a reduzir o desgaste.

Faça uma simples lista de tarefas

Fazer uma lista de tarefas é o seu melhor amigo quando se trata de manter a produtividade. Diferentes métodos funcionam para pessoas diferentes: algumas pessoas gostam de aplicativos de smartphones, enquanto outras preferem manter um diário manuscrito.

Independentemente de como você cria e rastreia sua lista de tarefas, verifique se ela é concisa, realista e flexível. Anote apenas as tarefas que podem ser feitas naquele dia e não se sobrecarregue com uma longa lista. Organize suas prioridades em tarefas gerenciáveis ​​e dê a você uma sensação de clareza em como deseja abordar seu dia. Eles não devem ser uma lista de tudo que você gostaria de fazer nas próximas duas semanas. Esse tipo de lista só irá compor sentimentos de ansiedade e fadiga.

  • Identifique prioridades que afetam resultados a longo prazo
  • Divida essas prioridades em responsabilidades que devem ser concluídas hoje
  • Inclua requisitos adicionais para o dia, como preencher planilhas de horas
  • Descarte ou delegue outras tarefas. Você não deveria estar gastando seu tempo neles

É fundamental pensar sobre o que você deseja realizar daqui a um mês e depois dividir essas prioridades em pequenas tarefas que podem ser realizadas em um único dia. Por exemplo, se você quiser contratar um novo membro para a equipe até o final do mês, pode iniciar esse processo hoje, publicando um anúncio de vaga. Quebrar um grande objetivo em tarefas de tamanho reduzido torna muito mais gerenciável e cria um senso de progresso a cada dia.

Cadastre-se e receba novidades e dicas sobre empreendedorismo

Pare de ser multitarefa

Muitas pessoas juram ser multitarefa. Por que manter um item na sua lista quando você pode fazer progresso simultaneamente em dois ou mais? A resposta é: você não está realmente fazendo progresso, você está ganhando menos. Pesquisas mostram que a multitarefa leva mais tempo e reduz a qualidade geral do trabalho.

As pessoas se orgulham de poder realizar multitarefas, mas estudos mostram que, toda vez que adicionamos outra tarefa não relacionada, ficamos menos produtivos. Há retornos decrescentes. Se você é interrompido quando está profundamente focado em uma tarefa, leva de 10 a 15 minutos para retornar ao nível anterior de foco.

Então, como você pode ajudar a melhorar o desejo de realizar multitarefas? Pesquisadores descobriram que processos humanos de “controle executivo” têm duas fases distintas chamadas “mudança de objetivo” e “ativação de regras”.

O deslocamento de metas é o momento em que uma pessoa percebe que deseja se concentrar em uma tarefa em vez de outra, enquanto a ativação de regras determina o conjunto de “regras” ou métodos que a pessoa usará para concluir essa tarefa.

Conscientemente, reconhecer uma tarefa para focar na fase de mudança de objetivo e, em seguida, tomar um momento para reconhecer as “regras” associadas a essa tarefa pode ajudar a impedir que você alterne entre metas à vontade.

Delegar tarefas com sabedoria

Peça que outras pessoas ajudem a concluir tarefas para você. Isso pode acontecer no ambiente de trabalho, em que você pede a um funcionário ou membro da equipe que cuide de uma tarefa pendente durante uma reunião ou que cuide do atendimento ao cliente enquanto gerencia documentos financeiros. Confie em sua equipe para executar tarefas atribuídas com sucesso por seus próprios métodos.

Se você está pensando “eu trabalho para mim mesmo”, “eu não tenho funcionários” ou “eu não sou um gerente”, ainda há muitas maneiras de delegar tarefas a outras pessoas. Você pode terceirizar determinadas tarefas que frequentemente interrompem seu trabalho. A delegação nem sempre pode ocorrer diretamente no ambiente de trabalho.

Você pode pedir a outras pessoas em sua vida para tirar certas tarefas, para que você possa se concentrar melhor em sua produtividade no trabalho. Por exemplo, pedir a um membro da família que faça compras pode ser uma boa maneira de liberar espaço mental e tempo real.

Estabelecer tempos diários de “apagão”

A comunicação é uma constante no mundo moderno. Entre telefonemas, textos, e-mails e mensagens, as pessoas têm mais meios através dos quais podem entrar em contato conosco em tempo real. De muitas maneiras, este é um desenvolvimento positivo que nos permite ficar conectado a qualquer momento. Mas de outras formas criou novas distrações que matam a produtividade.

A reunião que poderia ter sido um e-mail é uma piada no ambiente profissional e por boas razões. Mas os e-mails também podem ser prejudiciais se você perceber que está analisando sua caixa de entrada quando pretendia se concentrar em uma tarefa diferente.

Estabelecer horários de “apagões” diários, onde você não pode ser alcançado a menos que seja uma emergência absoluta, e então comunicar esse tempo a seus colegas pode ser uma boa maneira de liberar algum tempo para simplesmente focar em seu trabalho com zero interrupções.

Gerenciar interrupções

Muitas pessoas lidam com cada interrupção que surge dando sua atenção. Por exemplo, se um membro da equipe se aproxima com um problema, muitas pessoas abandonam o que estão fazendo para resolver esse problema. No entanto, é importante diagnosticar a gravidade do problema ou da tarefa com a qual alguém o interrompeu.

Quando certas interrupções surgem repetidamente, isso é um sinal de que você precisa endereçar a fonte recorrente. Nesses casos, a delegação ou exclusão total da fonte pode ser uma opção. Ou você pode terceirizar o gerenciamento da tarefa para outra pessoa se ela for realmente essencial para suas operações.

Retome o controle de sua programação

Permanecer produtivo, claro e calmo é realmente tudo sobre se sentir no controle. Cada uma dessas dicas pode ajudar a manter o controle em lugares onde as pessoas geralmente desistem disso. Independentemente de você delegar tarefas a outras pessoas ou definir limites de tempo para interrupção, você recebe de volta a sua agenda para lidar com as coisas que considerou mais importantes.

Evitar o esgotamento e a fadiga é essencial para aumentar sua produtividade e retenção de memória. Você pode fazer tudo isso simplesmente influenciando a direção do seu dia, em vez de se resignar a deixar a direção do seu dia controlar suas ações.

Esse artigo foi útil? Inscreva-se na newsletter do Negociarias e receba toda semana mais dicas de empreendedorismo.