10 perguntas para você traçar prioridades em sua agenda diária

Traçar prioridades é uma das melhores formas de organizar sua agenda de compromissos. Saiba quais perguntas você deve se fazer para não se enrolar em suas tarefas

Pessoa escrevendo em agenda

(Crédito: antonioguillem/123RF)

Ter um negócio é sinônimo de ter agenda lotada. Justamente por isso, não é raro um empreendedor dizer que dedica 24 horas por dia a sua empresa. E, independentemente do que ele faça, o dia nunca vai deixar de ter 24 horas, assim como a semana sempre terá sete dias. Mas como fazer para encaixar milhares de compromissos numa agenda tão lotada?

De acordo com um artigo do site Inc., você precisa se fazer algumas perguntas. Listamos aqui as 10 que mais se aplicam aos empreendedores:

1. Quantas pessoas serão afetadas por uma mudança?

Uma reunião com duas pessoas, por exemplo, é muito mais fácil de se remarcar do que uma reunião com todo um departamento. Quanto mais pessoas estão envolvidas, mais importante é que você não retroceda, mude ou procrastine.
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2. Qual perda terei se o trabalho não for feito?

De acordo com o artigo, você não estará colocando uma tonelada de riscos em seus ombros se não fizer sua cama pela manhã. Por outro lado, provavelmente sofrerá consequências, se não entregar uma papelada no prazo ou não se preparar para uma reunião com um investidor.

3. Essa atividade da agenda se encaixa na minha visão e/ou metas?

Nesta pergunta específica, o artigo do site Inc. não se refere apenas à visão da sua empresa, mas também no que você acredita como pessoa.

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“Se o trabalho o transformar em um impostor ou não o avança para seus objetivos, pense duas vezes.

4. O trabalho faz sentido dentro do meu estado de saúde atual?

A questão levantada pelo Inc. é muito objetiva: você não consegue trabalhar direito se não tiver saúde. Portanto, é importante perceber o que o seu corpo está te dizendo e tentar adequar sua agenda às suas necessidades. Suponha que você acorda com uma dor de cabeça infernal. Neste caso, caso seja possível realizar alguma atividade, o ideal é você focar em tarefas mais mecânicas e silenciosas, em vez de se postar diante de um computador e encarar uma complicada tabela de Excel ou ir a um seminário barulhento e cheio de gente. Lembre-se sempre que cuidar de si mesmo garante que você esteja bem para outras tarefas no futuro.
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5. Esse trabalho pode ser feito em outro momento?

Traçar prioridades é tudo. Se você consegue encaixar um determinado trabalho em outro momento no futuro, significa que tê-lo em sua agenda imediatamente não é algo tão crítico. Passe esse trabalho para frente e foque em coisas mais urgentes.
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6. O compromisso tem um horário que deve ser cumprido?

Algumas atividades da sua agenda diária certamente têm um horário pré-definido e que precisa ser cumprido. Portanto, se você tem uma apresentação para fazer impreterivelmente às 15h, por exemplo, prepare-se para ela. Não invente de arrumar uma gaveta bagunçada ou fazer uma ligação que não seja urgente. Não deixe o impulso roubar de você o tempo de uma atividade que não pode esperar.

Relógio azul em cima de bancada

(Crédito: olegdudko/123RF)

7. Posso delegar esse trabalho para outra pessoa?

A ideia aqui é tentar preencher seu calendário com trabalhos que realmente exigem suas habilidades e conhecimentos pessoais. Se houver alguém com a capacidade de fazer um trabalho para você e essa pessoa tiver capacidade e disponibilidade,  delegue e confie. Em seguida, coloque sua atenção no que só você pode fazer, ou no que tem o maior potencial em termos de retorno, seja ele financeiro ou uma satisfação pessoal.

8. Assumi algum compromisso ou prometi algo?

Negociar e remarcar algum compromisso não é algo errado ou grave. A vida é inesperada e as pessoas entendem que imprevistos acontecem. Mas é importante que você se esforce para cumprir todos os compromissos que assumiu. Manter sua palavra é importante se você quer que as pessoas confiem em você.

9. Quanto de esforço esse trabalho vai me demandar?

Segundo o artigo, o importante aqui é ser realista e não tentar abraçar o mundo com as pernas ou “não morder um pedaço maior do que o que você pode mastigar”. Muitas vezes, não faz sentido adiar o trabalho que você pode fazer de forma rápida. Especialmente porque fazer algumas tarefas simples de sua agenda pode te trazer humor e confianças, com a sensação do dever cumprido. Grandes trabalhos podem não caber na sua janela de tempo ou exigem que você se coordene com outras pessoas. Nestes casos, priorize sua agenda. Pode ser que o ideal seja começar a fazer uma preparação do trabalho, e não ele todo de uma vez.

10. O trabalho me traz satisfação?

Talvez esta seja a pergunta mais importante de todas. Se a maior parte das coisas que você faz drena sua energia e não te traz felicidade, pode ser a hora de mudar sua atitude ou correr o risco e começar um novo caminho para sua vida. E muita gente entra no mundo do empreendedorismo em momentos como esse. Seu objetivo deve ser sempre tentar preencher o máximo de seu tempo com o que o faz feliz, dentro das possibilidade que você tem.