9 tarefas de contabilidade que você deve fazer todos os dias

Facilite a vida financeira da sua empresa com uma rotina simples de monitoramento diário que facilita todo o processo contábil

Contabilidade

(Crédito: 123RF)

É fácil adiar tarefas de contabilidade quando você é dono de uma pequena empresa. Tantos outros itens na sua lista de tarefas parecem mais urgentes. Mas, atendendo a essas tarefas diariamente, você vai encontrar e corrigir problemas como a falta de dinheiro e as discrepâncias de estoque de maneira oportuna. Enquanto ainda é fácil rastrear quem estava envolvido e o que aconteceu. Se você resolver suas tarefas de contabilidade apenas mensalmente, talvez não descubra esses problemas por semanas, quando é mais difícil descobrir.

À medida que seus recibos, pedidos de vendas, contas e demonstrativos financeiros se acumulam, você perde os insights que a contabilidade atualizada oferece a você sobre a saúde financeira de sua empresa. O site Business News Daily mostrou nove tarefas de contabilidade que você deve fazer todos os dias. Se você possui um bom software de contabilidade, ele pode automatizar as tarefas básicas de contabilidade, facilitando a atualização de suas finanças.

1. Atualize seus dados financeiros

Idealmente, o seu software de contabilidade faz isso automaticamente para você todos os dias: sincroniza seus dados bancários e de cartão de crédito e os dados de vendas de seu sistema em seu software de contabilidade. Se isso não acontecer, você precisa fazer manualmente. Isso oferece uma visão atualizada das suas contas, mostrando o dinheiro entrando e saindo da sua empresa.

2. Se sua empresa aceita dinheiro, concilie com os recibos

Fazer isso no final de cada dia ajuda a descobrir a falta de dinheiro ou o excesso de tempo, para que você possa descobrir para onde foi o dinheiro e identificar erros ou roubo.

3. Revise e reconcilie as transações

Se o seu software de contabilidade estiver conectado ao seu banco e sincronizado diariamente, não há necessidade de esperar pelo seu extrato bancário mensal. Muitos aplicativos contábeis simplificam a reconciliação sugerindo correspondências, então tudo que você precisa fazer é revisar e aprovar. Gastar um pouco de tempo nessa tarefa todos os dias é fácil e elimina uma tarefa árdua de fim de mês. Também é um bom momento para analisar as transações pendentes em busca de erros ou anormalidades que possam causar preocupação, para que você possa investigar possíveis problemas imediatamente.

Cadastre-se e receba novidades e dicas sobre empreendedorismo

4. Registre os pagamentos que você recebe e depositar dinheiro e cheques

Se você receber cheques em papel e pagamentos em dinheiro, deposite diariamente para manter seu fluxo de caixa em bom estado e seus registros de contas comerciais atualizados. Se a maioria de suas contas a receber forem pagamentos eletrônicos e você tiver apenas algumas verificações de papel, veja se o seu banco aceita depósitos móveis e quais são os limites diários, semanais e mensais. Isso vai economizar viagens ao banco.

5. Registre e categorize as despesas

Muitos softwares de contabilidade têm aplicativos que você pode usar para relatar despesas e fazer upload de recibos, por isso é fácil cuidar deles imediatamente. Basta tirar uma foto do recibo e fazer uma anotação sobre o que era. Em vez de separar uma pilha de recibos no final do mês e tentar lembrar o que cada um é, e se é uma despesa faturável, qual trabalho ou projeto pertence.

6. Registre o inventário recebido

Ao inserir o inventário no seu sistema no mesmo dia em que você o recebe, ele mantém seu sistema atualizado, proporcionando uma visão mais precisa do seu estoque. Se você não fizer isso, sua equipe poderá perder vendas, informando aos clientes que você está sem estoque quando, de fato, um item ainda não foi inserido no sistema. Ou, se sua equipe souber que itens estão em estoque e vendê-los, o faturamento poderá ser atrasado se o sistema não estiver configurado para permitir contagens de estoque negativas.

7. Fature seus clientes

Os produtos ou serviços que você forneceu ainda estão frescos em suas mentes e se houver qualquer discrepância com a conta, é mais fácil falar sobre isso agora, em vez de um mês ou mais após o fato. Quanto mais você esperar para faturar seu cliente, mais tempo levará para ser pago.

8. Pagar fornecedores, ou pelo menos agendar contas a serem pagas

Quando você recebe contas, revise em busca de erros e observe os termos. Se seus fornecedores oferecerem descontos antecipados, agende os pagamentos para aproveitá-los. Caso contrário, defina lembretes de pagamento para que você possa pagar suas contas em dia e evitar multas por atraso.

9. Faça backup dos seus dados

Se você não usa o software de contabilidade baseado em nuvem que faz backup automaticamente dos seus dados, faça backup dos dados financeiros manualmente todos os dias. Isso dá tranquilidade de não perder os seus dados se tiver uma falha de hardware ou algum outro problema.

Uma vantagem de fazer backup dos dados manualmente é que ele também permite reverter para um backup anterior, se você excluir algo que não deveria ter ou descobrir erros que seriam mais fáceis de corrigir, voltando à versão salva de ontem e reinserindo os dados em vez de fazendo ajustes significativos. Os backups automáticos não permitem a você reverter para uma versão anterior, mas eles cuidam dessa tarefa diária para você.

Esse artigo foi útil? Inscreva-se na newsletter do Negociarias e receba semanalmente mais dicas de empreendedorismo.